InWays Integritetspolicy

I Policyn kommer vi att redogöra för vilka kategorier av personuppgifter vi behandlar och för vilka ändamål de behandlar dem. Vi redogör också för vilka som kan ha åtkomst till och behandlar uppgifterna, principerna för gallring, vilka tredje parter InWays kan komma att dela personuppgifterna med, var personuppgifterna behandlas samt dina rättigheter som registrerad i form av rätt till information, rättelse och radering med mera. Vi ber dig noggrant ta del av Policyn och bekanta dig med innehållet eftersom den tillämpas vid all behandling av personuppgifter inom InWays.

1.     Personuppgifter och personuppgiftsbehandling

Med ”personuppgifter” avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det kan därmed röra sig om uppgifter såsom namn, e-postadresser eller telefonnummer men även uppgifter såsom foton eller IP-adresser kan omfattas om informationen kan kopplas till en fysisk person. Med ”personuppgiftsbehandling” avses varje åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter, oavsett om åtgärden är automatiserad eller inte. Exempel på vanligt förekommande behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, utlämning genom överföring och radering.

2.     Behandling av personnummer

I den mån InWays behandlar personnummer utan ditt samtycke kommer detta endast att göras när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, vilket är säker identifiering, bakgrundskontroll eller något annat beaktansvärt skäl. Detta innebär att personnummer som utgångspunkt endast kommer att behandlas vid bakgrundskontroll eller i de fall en kunds verksamhet bedrivs i formen av en enskild firma. Du som kandidat bör med anledning av detta inte uppge ditt personnummer i ditt CV/ din ansökan/kandidatprofil

3.     Skyddet för dina personuppgifter

InWays har vidtagit en rad säkerhetsåtgärder för att tillse att InWays behandling av personuppgifter sker på ett säkert sätt och för att skydda de personuppgifter som behandlas mot olovlig tillgång, obehörig behandling och missbruk. till exempel är tillgången till de system i vilka personuppgifterna lagras begränsad till InWays anställda och tjänsteleverantörer som behöver nå uppgifterna inom ramen för sina arbetsuppgifter. Dessa är även informerade om vikten av att säkerheten för personuppgifterna upprätthålls och det har upprättats interna rutiner som bland annat reglerar användningen av lösenord och arbete som sker utanför kontoret.

4.     Användning av personuppgiftsbiträden

I de fall det är nödvändigt för att InWays ska kunna erbjuda sina tjänster kommer det att överföra dina personuppgifter till företag som i förhållande till InWays är så kallade personuppgiftsbiträden. Dessa får bara behandla de överförda uppgifterna för InWays räkning och i enlighet med InWays uttryckliga instruktioner. InWays överför bara dina personuppgifter till sådana personuppgiftsbiträden för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka InWays har samlat in uppgifterna. InWays har ingått skriftliga avtal med samtliga personuppgiftsbiträden för att säkerställa att dessa följer InWays säkerhetskrav, begränsningar samt krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

5.     Radering

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter. InWays hanterar motsvarande förfrågningar en gång per månad.

För det fall det finns legala skyldigheter som hindrar att vi omedelbart raderar vissa personuppgifter kan vi neka din begäran om radering. Dessa skyldigheter finns till exempel i bokföringslagstiftningen. Det är också möjligt att fortsatt behandling är nödvändig för att vi ska kunna göra gällande, försvara eller fastställa rättsliga anspråk. Skulle det vara så att våra legala skyldigheter hindrar oss från att radera dina uppgifter kommer vi i stället att markera dem så att de inte längre aktivt används i våra system.

6.     Dina rättigheter som registrerad

Du som registrerad har alltid rätt att göra dina rättigheter gällande mot InWays genom att kontakta InWays på: info@Inways.se

7.     Intresseanmälningar via hemsidan

Dina personuppgifter sparas även i InWays system för marknadsutskick i kommunikations- och informationssyfte. InWays kommer endast att göra sådana utskick som InWays bedömer är relevanta för din yrkesroll.

GALLRING: InWays kommer att behandla dina personuppgifter till dess att det inte längre behövs för att uppfylla ovan nämnda ändamål eller till dess du begär att inte längre finnas registrerad hos InWays. Personuppgifterna kommer i sådant fall att raderas utan onödigt dröjsmål.

DE PERSONUPPGIFTER SOM SAMLAS IN OCH BEHANDLAS FÖR OVAN NÄMNDA ÄNDAMÅL ÄR:

För- och Efternamn • Kontaktuppgifter såsom e-postadress och telefonnummer • Korrespondens mellan dig och InWays • Teknisk information om hur du har interagerat med InWays• IP-adress och webbläsarinställningar Behandlingen av dessa personuppgifter stödjer sig på det samtycke du lämnar i samband med att du skickar in din intresseanmälan.

8.     Potentiella kandidater

I syfte att kunna kontakta dig som potentiell kandidat gällande relevanta karriärmöjligheter och yrkesrelaterad kommunikation samlar InWays både genom interna nätverk och externa sökningar hos tredje part in personuppgifter och behandlar dem i InWays kandidatsystem. Behandlingen av dessa personuppgifter stödjer sig på InWays berättigade intresse av att kunna hitta dig som potentiell kandidat för vad InWays bedömer är relevanta rekryterings- och/eller konsultuthyrningsprocesser samt att kunna kontakta och förmedla framtida karriärmöjligheter till dig.

GALLRING: Personuppgifterna lagras i InWays kandidatsystem under en begränsad tid, dock längst sex månader, i syfte att kunna skapa en relation mellan dig och InWays med målet att kontakten ska övergå till en rekryterings- och/eller konsultuthyrningsprocess. Om du vid kontakt med en medarbetare hos oss uppger att du inte är intresserad av en vidare dialog med InWays, kommer InWays inte längre att behandla dina personuppgifter i sitt kandidatsystem. InWays hanterar samtliga motsvarande förfrågningar en gång per månad

DE PERSONUPPGIFTER SOM InWays SAMLAR IN OCH BEHANDLAR FÖR OVAN NÄMNDA ÄNDAMÅL ÄR:
• För- och Efternamn • Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och hemadress • URL:er till kandidatprofil hos tredje part • Kompetensbaserad lämplighet för tjänst • Uppgifter som lagts upp i sociala media, till exempel LinkedIn, och som bedöms vara relevanta och av väsentlig betydelse för att bedöma dina yrkeskvalifikationer • Fotograf

9.     Kandidater som samtyckt till att finnas med i våra nätverk

I syfte att kunna kontakta eller förmedla karriärerbjudanden till kandidater som samtyckt till att lagras i InWays kandidatdatabas samt för att kunna upprätthålla en relation med dessa kandidater behandlar InWays kandidaternas personuppgifter. Personuppgifterna har InWays samlat in från dig som kandidat, genom InWays interna nätverk och/eller genom sökningar hos tredje part. InWays kommer inte aktivt att samla in eller behandla känsliga personuppgifter (så som uppgifter om medlemskap i fackförening, politiska åsikter, sexuell läggning eller religiös uppfattning) eller uppgifter som saknar relevans för rekrytering och/eller konsultuthyrning. Det är därför viktigt att du som kandidat inte lämnar sådana känsliga personuppgifter eller uppgifter som saknar relevans för de tjänster du söker. Det är även viktigt att du informerar eventuella referenser om att deras personuppgifter har lämnats till InWays. Det kan förekomma att du som kandidat får genomföra personlighets- och/eller kompetenstester som tillhandahålls av en extern leverantör. Dina personuppgifter kan komma att överföras till och behandlas hos leverantören för genomförande av sådana tester. Den behandling som sker i InWays databas för att kunna genomföra rekryterings- och/ eller konsultuthyrningsprocesser sker med stöd av ditt samtycke.

GALLRING: InWays kommer att spara dina personuppgifter för framtida karriärmöjligheter. Du kan när som helst skicka ett e-postmeddelande till info@InWays.se för att återkalla ditt samtycke. Uppgifter som är relevanta för en enskild rekryterings- eller konsultuthyrningsprocess, så som intervjuanteckningar och uppgifter från referenser sparas dock enbart så länge de är nödvändiga för processen i fråga och därefter i upp till två år efter avslutad rekryterings och/eller konsultuthyrningsprocess. Detta sker för att InWays ska kunna tillvarata sin rätt vid en eventuell diskrimineringstvist. InWays gallrar vidare regelbundet sitt kandidatsystem för att det ska uppfylla sitt syfte och hållas uppdaterat.

10. Överföring av personuppgifter till kund

REKRYTERINGSPROCESSER

De personuppgifter som InWays behandlar om dig som kandidat kan komma att överföras till (för InWays befintlig) kund under en rekryteringsprocess. Med hänsyn till din integritet överför InWays enbart din profil till kund först efter att InWays har haft en dialog med dig under vilken du visat intresse för tjänsten i fråga. InWays förbehåller sig dock rätten att visa (inte överföra) din profil för kunder som InWays bedömer väl överensstämmer med din yrkeskompetens. Testresultat från testleverantör kan komma att överföras till kund för det uppdrag du är aktuell.

KONSULTUTHYRNINGSPROCESSER

De personuppgifter som InWays behandlar om dig som konsult kan komma att överföras till potentiell som befintlig kund under en konsultuthyrningsprocess. Med hänsyn till din integritet överför InWays enbart din profil till kund först efter att InWays har haft en dialog med dig under vilken du visat intresse för uppdraget i fråga. InWays förbehåller sig dock rätten att visa (inte överföra) din profil för kund (potentiell eller befintlig) som InWays bedömer väl överensstämmer med din yrkeskompetens. Testresultat från testleverantör kan komma att överföras till kund för det uppdrag du är aktuell.

DE PERSONUPPGIFTER InWays KAN KOMMA ATT BEHANDLA FÖR OVAN NÄMNDA ÄNDAMÅL I InWays DATABAS ÄR:
• För- och Efternamn • Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och hemadress • Uppgifter som lagts upp i sociala media, till exempel LinkedIn, och som bedöms vara relevanta och av väsentlig betydelse för att bedöma dina yrkeskvalifikationer. • IP-adress och webbläsarinställningar • URL:er • Kön • Födelseår • Kompetensbaserad lämplighet för tjänst • Intervjuanteckningar • Testresultat från testverktyg som används i urval- och utvecklingsarbete • Lämnade referenser • Korrespondens mellan dig och oss • Information om hur du har interagerat med oss • Uppgifter om kostpreferens (i samband med föreläsningar, events etcetera)

Referenspersoner

Behandlingen av referensers personuppgifter stödjer sig på InWays berättigade intresse av att kunna kontakta lämnade referenser för att genomföra så grundliga och väl underbyggda rekryteringar och/eller konsultuthyrningar som möjligt. InWays har som rutin att vid den första kontakten med dig som referens skicka ut denna Policy så att du får ta del av hur dina personuppgifter behandlas. Med hänsyn till din integritet har InWays som rutin att sammanfatta samtliga referensers utlåtanden och anonymisera dessa till en referensrapport vilken skriftligen delges kund.

GALLRING VID REFERENSER

Referensrapporten lagras i upp till två år. Detta sker för att InWays ska kunna tillvarata sin rätt vid en eventuell diskrimineringstvist.

DE PERSONUPPGIFTER SOM KAN BEHANDLAS FÖR OVAN NÄMNDA ÄNDAMÅL ÄR:

• För- och Efternamn • Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och arbetsplatsadress

11. Vår behandling av personuppgifter

Kontaktperson hos potentiell kund

Behandlingen av dessa personuppgifter stödjer sig på InWays berättigade intresse av att kunna upprätta och bibehålla affärsrelationer samt att kunna utveckla sina tjänster, produkter och system. I de fall InWays. Dina personuppgifter sparas på InWays plattform för marknadsutskick i kommunikations- och informationssyfte. InWays kommer endast att göra sådana utskick som bedöms vara relevanta för din yrkesroll. För varje utskick kommer du att ges möjlighet till avregistrering. I de fall då InWays fått kontakt med dig och du avböjer att skapa eller utforska en vidare relation kommer personuppgifterna i InWays affärssystemet att markeras med en notering om att inte återuppta kontakten. Vi kommer även att upphöra med att delge dig marknadsutskick.

GALLRING: InWays kommer att behandla dina personuppgifter till dess att de inte längre behövs för att uppfylla ovan nämnda ändamål eller till dess du begär att inte längre finnas registrerad hos InWays. Personuppgifterna kommer i sådant fall att raderas utan onödigt dröjsmål.

DE PERSONUPPGIFTER SOM InWays KAN SAMLA IN OCH BEHANDLA FÖR OVAN NÄMNDA ÄNDAMÅL ÄR:

• För- och Efternamn • Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och arbetsplatsadress • Uppgift om tidigare arbetsgivare (i det fall du varit kund tidigare) • Personnummer (endast om du är enskild näringsidkare) • Korrespondens mellan dig och InWays • Teknisk information om hur du har interagerat med InWays• IP-adress och webbläsarinställningar • Uppgifter om kostpreferens (i samband med föreläsningar, events etcetera)

Kontaktperson hos befintlig kund

Behandlingen av dessa personuppgifter stödjer sig på InWays berättigade intresse av att affärsrelationen till dig utvecklas och att InWays ska kunna kommunicera med dig som kontaktperson. Dina personuppgifter sparas på InWays plattform för marknadsutskick i kommunikations- och informationssyfte. InWays kommer endast att göra sådana utskick som bedöms vara relevanta för din yrkesroll.

GALLRING: Personuppgifter som blivit inaktuella, till exempel på grund av pensionsavgång eller avslutad affärsrelation, raderas utan onödigt dröjsmål så snart InWays mottagit information om detta.

DE PERSONUPPGIFTER SOM INWAYS KAN SAMLA IN OCH BEHANDLA FÖR OVAN NÄMNDA ÄNDAMÅL ÄR:

• För- och Efternamn • Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och arbetsplatsadress • Uppgift om tidigare arbetsgivare (i de fall det rör sig om en tidigare kund) • Personnummer (endast om du är enskild näringsidkare) • Beställningshistorik • Korrespondens mellan dig och InWays • Teknisk information om hur du har interagerat med InWays • IP-adress och webbläsarinställningar • Uppgifter om kostpreferens (i samband med föreläsningar, events etc.)